Формулирование пунктов должностной инструкции происходит следующим образом:

1. В заголовке указывают название организации или ФИО ИП, гриф утверждения документа и должность того, кто утверждает инструкцию. 2 После этого идут данные о профессии или специальности, для которой составлена инструкция, и ФИО работника, если она индивидуальная. 2
2. В разделе «Общие положения» определяют название должности и поясняют основные требования к ней: правила утверждения, уровень квалификации кандидата, правила замещения. 1 Дополнительно в этом разделе для части должностей указывают перечень нормативно-правовых актов, которыми должен руководствоваться сотрудник при осуществлении своей деятельности. 1
3. В разделе «Обязанности» детально описывают, что должен делать сотрудник, находясь на должности. 1 В зависимости от внутренних правил организации или, например, от грейда должности обязанности будут отличаться друг от друга. 1 При написании этого раздела можно воспользоваться профессиональными стандартами, в которых подробно охарактеризованы функции работ. 1
4. В разделе «Права» описывают, какими полномочиями обладает сотрудник для того, чтобы качественно выполнять требуемые от него обязательства. 1 Например, подписывать внутренние документы предприятия, самостоятельно принимать решения по ряду вопросов, получать определённую информацию. 1
5. В разделе «Ответственность» регламентируют, какие последствия влечёт за собой неисполнение требований должностной инструкции или же других локальных документов организации. 1 Ответственность может быть различных видов, например, административная или материальная, поэтому рекомендуется сразу конкретизировать это в данном пункте. 1

При составлении инструкции не допускают двусмысленных формулировок — все обязанности прописывают чётко, понятно и подробно, не ограничиваясь общими фразами. 3