Для правильного внесения данных по отпускам в систему кадрового учёта можно воспользоваться, например, программой 1С:Зарплата и управление персоналом: 15

1. Перейти в раздел «Кадры» — «Графики, переносы отпусков». 1
2. Нажать кнопку «Создать» и выбрать команду «График отпусков». 1
3. Заполнить документ непосредственно в нём с помощью кнопок «Подбор» или «Добавить» или загрузить из внешнего файла или из заполненной таблицы данных по кнопке «Загрузить из файла». 1
4. Нажать кнопку «Подбор» и подобрать список сотрудников. 1 Для выбора списка можно использовать горячие клавиши 1С: указать первого в справочнике сотрудника и, нажав «Shift» на клавиатуре, указать последнего — выделятся сотрудники указанного промежутка. 1
5. После выделения списка нажать кнопку «Выбрать» и список сотрудников перенесётся в таблицу документа «График отпусков». 1

Для регистрации отпуска непосредственно из графика отпусков нужно в колонке «Фактический отпуск» в строке табличной части документа «График отпусков» нажать на ссылку «Оформить отпуск». 5 В результате будет создан и отображён уже проведённый документ «Отпуск», данные в котором при необходимости можно изменить. 5

Для ввода остатков отпусков используется документ «Кадры» — «Остатки отпусков». 3 В нём указывают дату, на которую вносят остатки отпусков, и сами остатки в разрезе рабочих годов. 3

Порядок внесения данных по отпускам может отличаться в зависимости от конкретной системы кадрового учёта.