Общий порядок оформления записи о переводе сотрудника на новую должность:

1. Получение письменного согласия сотрудника. 59 Оно может быть оформлено в виде предложения о переводе, в котором сотрудник письменно указывает, согласен ли он на новые условия работы. 5
2. Оформление дополнительного соглашения к трудовому договору. 59 В нём указывают новые условия работы, в том числе наименование должности, размер заработной платы, наименование структурного подразделения и прочую значимую информацию. 5 Допсоглашение составляют в двух экземплярах: один передают работнику, другой хранят в отделе кадров. 5
3. Издание приказа о переводе. 59 Его оформляют по унифицированной форме Т-5 или Т-5а или используют бланк, который разработали сами. 5 В приказе перечисляют новые условия работы и указывают наименование должности, размер заработной платы, наименование структурного подразделения и прочую значимую информацию. 5 Документ подписывают работодатель и сотрудник. 5
4. Внесение записи в трудовую книжку. 59 Запись делают только в том случае, если оформляется постоянный перевод. 5 В ней указывают наименование подразделения, где теперь работает сотрудник, его должность, а также реквизиты и дату приказа о переходе. 5

Особенности оформления записи о переводе на новую должность в разных ситуациях:

• Перевод на другую должность у того же работодателя. 1 В графе 1 ставят порядковый номер записи, в графе 2 отражают дату начала выполнения обязанностей сотрудника на новой должности, в графе 3 указывают новое структурное подразделение или оставляют прежнее, новую должность, на которую переведён сотрудник. 3
• Перевод в связи с реорганизацией организации. 4 В трудовую книжку вносят запись о реорганизации со ссылкой на соответствующее решение, а затем делают запись о назначении сотрудника на новую должность. 4 Для этого в графе 1 ставят порядковый номер записи, в графе 2 указывают дату изменения должности, в графе 3 вносят запись о назначении на новую должность, в графе 4 записывают дату и номер приказа (распоряжения), согласно которому сотрудник переведён на новую должность. 4
• Временный перевод. 79 В трудовую книжку запись о временном переводе не вносят, но если компания ведёт личные карточки на сотрудников, то эту информацию можно внести в раздел Х «Дополнительные сведения». 9 Когда временный перевод становится постоянным, в трудовую книжку вносят соответствующую запись. 79

Если должность работника не меняется, а меняется только его рабочее место, закон это квалифицирует как перемещение, а не как перевод. 1 Запись о перемещении в трудовую книжку работника не вносят. 1