Чтобы правильно оформить электронный документооборот (КЭДО) с работниками, нужно выполнить несколько шагов: 2

1. Назначить ответственного сотрудника. 2 Он будет заниматься созданием локальных нормативных актов, уведомлять сотрудников о переходе на новый формат и оформлять им электронные подписи для работы с КЭДО. 2 Назначение оформляется соответствующим приказом. 2
2. Удостовериться в технологической готовности к КЭДО. 2 Нужно выбрать желаемую систему электронного документооборота и оформить всем сотрудникам электронные подписи для такой системы. 2
3. Зафиксировать решение о введении КЭДО в локальном акте организации. 2 В нём нужно указать, какие документы будут оформляться электронно, каким типом электронных подписей они будут подписываться, как сотрудники будут знакомиться с электронными документами. 1
4. Уведомить сотрудников о переходе на КЭДО. 24 Работодатель вправе уведомить работника по собственному усмотрению — в бумажной или в электронной форме. 4 В уведомлении должна содержаться информация о переходе на взаимодействие с работодателем посредством КЭДО и о праве работника согласиться на такое взаимодействие или отказаться от него. 4
5. Получить письменное согласие работников. 24 Каждый сотрудник пишет письменное согласие на перевод работы с ним в цифровую форму. 5 При отказе работника все кадровые документы на него продолжают оформлять в бумажном виде. 5 За сотрудником сохраняется право передумать и дать согласие в дальнейшем. 5

Некоторые документы, которые нельзя оформлять в электронном виде: трудовые книжки, акты о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказы (распоряжения) об увольнении работника, документы, подтверждающие прохождение сотрудником инструктажей по охране труда. 23