Для подготовки информационного письма на конференцию рекомендуется следующее:

1. Начать письмо с личного обращения. 2 Если письмо направляется конкретному человеку, следует обратиться по имени-отчеству, например: «Уважаемый Иван Иванович!». 2 Если для участия приглашается предприятие, уместно обратиться: «Уважаемые господа!» или «Уважаемые коллеги!». 2
2. Во втором абзаце написать: «Приглашаем Вас принять участие в конференции», указать её тему или перечислить вопросы, которые будут на ней обсуждать, после чего указать дату и место, где она будет проходить. 2 Если на встрече планируется проведение заседаний по секциям, стоит дать в приглашении ссылку, по которой можно будет ознакомиться с подробной программой заседаний. 2
3. В третьем абзаце перечислить наиболее авторитетных участников, чьё присутствие запланировано и согласовано, а также указать крупные компании, которые также будут принимать участие. 2
4. В четвёртом абзаце оговорить стоимость участия и форматы присутствия. 2 Как правило, участники, которые будут выступать с докладами, могут получить скидки по оплате, что нужно указать. 2 Также необходимо оговорить, когда и в каком виде необходимо направить в адрес организаторов тезисы докладов. 2

Если у организаторов конференции нет своего бланка, распечатать текст письма можно на обычном листе бумаги стандартного размера. 2

Пример информационного письма можно посмотреть на сайте stav.ranepa.ru. 3