Как организовать систему согласования документов?

Для организации системы согласования документов рекомендуется следующее:

1. Определить список согласующих. vedoc.biz Инициатор должен выстроить маршрут движения документа между ними, определить очередность и приоритет. vedoc.biz
2. Отправить на согласование только полностью готовый проект документа. vedoc.biz Инициатор должен заранее проверить документ, а не использовать процедуру согласования как способ его разработки и совместной подготовки с привлечением других сотрудников. vedoc.biz
3. Использовать параллельный, последовательный или комбинированный маршрут согласования: vedoc.biz delo-press.ru

• Параллельный маршрут подразумевает, что документ отправляют сразу всем участникам, в том числе руководителю отдела исполнителя. vedoc.biz
• Последовательный маршрут предполагает, что документ переходит от одного участника к другому, если предыдущий полностью согласен его содержанием или согласовал его с незначительными замечаниями. vedoc.biz
• Комбинированный метод совмещает в себе последовательные и параллельные маршруты. vedoc.biz Он подходит для компаний со сложной организационной структурой, где есть строгие правила согласования документов. vedoc.biz

1. Использовать приложение или систему электронного документооборота. vedoc.biz Они позволяют организовать процесс согласования в безбумажном формате. vedoc.biz Тогда лист согласования не потребуется, но маршрут движения документа нужно будет вручную внести в систему, либо запустить документ по уже существующему шаблону процесса. vedoc.biz
2. Контролировать процесс согласования. vedoc.biz Если в организации есть служба делопроизводства, она может выполнять функции контроля согласования документов. vedoc.biz В других случаях ответственность за процесс на всех этапах должен нести инициатор проекта. vedoc.biz

Порядок и процедуры согласования отдельных видов документов можно уточнить и регламентировать в конкретных инструкциях, правилах и других внутренних нормативных актах предприятия. delo-press.ru