Для организации системы согласования документов рекомендуется следующее:

1. Определить список согласующих. 1 Инициатор должен выстроить маршрут движения документа между ними, определить очередность и приоритет. 1
2. Отправить на согласование только полностью готовый проект документа. 1 Инициатор должен заранее проверить документ, а не использовать процедуру согласования как способ его разработки и совместной подготовки с привлечением других сотрудников. 1
3. Использовать параллельный, последовательный или комбинированный маршрут согласования: 13

• Параллельный маршрут подразумевает, что документ отправляют сразу всем участникам, в том числе руководителю отдела исполнителя. 1
• Последовательный маршрут предполагает, что документ переходит от одного участника к другому, если предыдущий полностью согласен его содержанием или согласовал его с незначительными замечаниями. 1
• Комбинированный метод совмещает в себе последовательные и параллельные маршруты. 1 Он подходит для компаний со сложной организационной структурой, где есть строгие правила согласования документов. 1

1. Использовать приложение или систему электронного документооборота. 1 Они позволяют организовать процесс согласования в безбумажном формате. 1 Тогда лист согласования не потребуется, но маршрут движения документа нужно будет вручную внести в систему, либо запустить документ по уже существующему шаблону процесса. 1
2. Контролировать процесс согласования. 1 Если в организации есть служба делопроизводства, она может выполнять функции контроля согласования документов. 1 В других случаях ответственность за процесс на всех этапах должен нести инициатор проекта. 1

Порядок и процедуры согласования отдельных видов документов можно уточнить и регламентировать в конкретных инструкциях, правилах и других внутренних нормативных актах предприятия. 3