Как организовать документооборот с расчетными листками в кадровой системе предприятия?

Чтобы организовать документооборот с расчётными листками в кадровой системе предприятия, можно использовать системы кадрового электронного документооборота (КЭДО). 35 Они позволяют оперативно и надёжно передавать расчётные листки в цифровом виде. 3

Некоторые рекомендации по организации документооборота:

• Утвердить форму расчётного листка. 5 Закон не устанавливает форму документа, но её нужно утвердить самостоятельно, но с учётом рекомендаций, которые даёт Минтруд и Минфин. 5
• Прописать порядок выдачи расчётных листков в локальных нормативных актах (ЛНА) организации. 14 Это могут быть трудовой договор, коллективный договор или положение об оплате труда. 14 Все сотрудники должны быть ознакомлены с ЛНА под роспись. 4
• Собрать с работников заявления о получении электронного расчётного листка. 4 Для этого работник должен написать заявление на имя руководителя компании или другого ответственного лица, указав свой электронный адрес и другую необходимую информацию. 4
• Взять с каждого работника письменное согласие на обработку персональных данных. 4 Согласно ст. 88 ТК РФ и ст. 7 Федерального закона №152-ФЗ, персональные данные сотрудника, которые содержатся в расчётном листке, являются конфиденциальной информацией и не могут быть разглашены без письменного согласия работника. 4
• Обеспечить хранение расчётных листков. 4 В соответствии с п. 295 Перечня, утверждённого Приказом Росархива от 20 декабря 2019 года №236, расчётные листки следует хранить на протяжении 6 лет с момента их составления. 4 Если у компании отсутствуют лицевые счета, то срок хранения увеличивается до 75 лет. 4

Некоторые способы выдачи расчётных листков: вручить лично, отправить на email, в мессенджере или передать в системе КЭДО. 5 При использовании электронных каналов передачи нужно позаботиться об информационной безопасности и отправлять данные при условии, что эти каналы надёжно защищены и не нарушается законодательство об обработке персональных данных. 5