Для определения оптимальной загрузки рабочих для выполнения совместных проектов рекомендуется:

1. Определить объём и временные рамки работ для каждого проекта. 1 Нужно понять, за какую долю каждого проекта или процесса отвечает команда. 1
2. Разбить проекты на меньшие задачи и рабочие процедуры. 1 Это позволит знать, как выглядит еженедельная и ежедневная загрузка. 1
3. Расставить приоритеты в зависимости от важности и срочности. 1 Это поможет оценить потребности и понять, за что группе следует браться в первую очередь. 1
4. Оценить индивидуальную загрузку сотрудников. 1 Нужно учесть все собрания, отпуска и рутинные обязанности, чтобы понять, сколько остаётся у каждого участника команды на непосредственное участие в проектах. 1
5. Использовать инструмент для планирования загрузки. 2 В нём отображается список ресурсов и доступные для каждого ресурса проекты. 2 Планировать можно в часах или в процентах от рабочего времени сотрудника. 2

Для оптимизации загрузки можно предпринять следующие шаги:

• Перераспределить обязанности. 4 Рабочий процесс разбирают на части и корректируют распределение задач между отдельными сотрудниками или даже подразделениями. 4
• Изменить сроки выполнения задач. 4 Если картина загруженности показывает, что проблема не в сотрудниках, а в неадекватно маленьких сроках на выполнение того или иного действия, изменяют временные регламенты в пределах имеющихся резервов. 4
• Автоматизировать процессы. 4 Если излишнюю нагрузку дают рутинные задачи, то их можно улучшить с помощью автоматизации. 4

Также при работе с подрядчиками и субподрядчиками стоит уточнять у них загрузку на других проектах. 3 Это поможет рациональнее подойти к вопросу распределения. 3