Для оформления факта прогула сотрудника на рабочем месте необходимо выполнить следующие шаги: 2

1. Составить акт об отсутствии сотрудника. 14 Это можно сделать в произвольной форме на бланке компании. 1 В акте нужно указать место составления, дату и точное время, ФИО сотрудника, составившего документ, а также свидетелей. 1
2. Сделать отметку в табеле учёта рабочего времени. 12 До выяснения причин отсутствия потенциального прогульщика на рабочем месте в табеле проставляется отметка «НН» (неявка по невыясненным причинам). 1 В дальнейшем, если сотрудник представит оправдательные документы, отметка «НН» исправляется, например, на «Б» (больничный лист). 1 При отсутствии у работника таких документов проставляется «ПР» (прогул). 1
3. Потребовать с работника письменное объяснение. 1 Если сотрудник отказывается давать пояснение о причинах прогула в письменной форме, работодателю следует выдать ему под роспись уведомление о необходимости представить объяснительную. 1 В документе нужно указать количество дней, в течение которых работник должен пояснить своё отсутствие — это 2 рабочих дня (ст. 193 ТК РФ). 1 Если работник отказался получать уведомление или не представил объяснительную по истечении установленного времени, это также следует зафиксировать актом в присутствии свидетелей. 1
4. Издать приказ о дисциплинарном взыскании. 2 Если с работником решено расстаться, на последнем этапе издается приказ об увольнении. 2 Основанием для него выступает приказ о дисциплинарном взыскании. 2

Если нарушить процедуру оформления прогула и уволить сотрудника, он может восстановиться через суд и взыскать с компании деньги за всё время после увольнения. 2