Как можно оптимизировать процесс кадрового документооборота в организации?

Несколько способов оптимизировать процесс кадрового документооборота в организации:

• Разделить все документы на обязательные по закону и необязательные. 13 Определить, какие обязательные документы продолжать вести в бумажном виде, а какие допустимо перевести в электронный формат. 1 От каких необязательных документов можно отказаться, а какие всё же лучше продолжить вести, но уже в электронном виде. 1
• Внедрить кадровый электронный документооборот (КЭДО). 14 Это позволит ускорить ознакомление и обмен документами, в том числе с удалёнными сотрудниками. 4 Также КЭДО обеспечивает оперативный и удобный поиск нужного документа в информационной базе, снижает расходы на канцелярию и обслуживание архива. 4
• Автоматизировать рутинную работу. 1 Например, внедрить решение, с помощью которого любой сотрудник может отправить заявку на отпуск или заказать нужную справку без участия кадровика. 1 Также можно создать чат-бота с функцией HR-помощника, который будет напоминать сотрудникам о планирующемся обучении или переквалификации. 1
• Проводить периодический аудит. 1 С его помощью можно выявить слабые места в кадровом документообороте. 1 Для этого нужно оценить правильность ведения документации, определить соответствие локальных нормативных актов требованиям законодательства РФ и составить перечень отсутствующих и недостоверных нормативных актов, которые необходимо восполнить. 1
• Учитывать потребности и возможности сотрудников. 1 Например, если большая часть сотрудников работает на удалёнке, стоит задуматься о разработке корпоративного мобильного приложения, с помощью которого они смогут подписывать документы прямо со смартфона. 1
• Использовать унифицированные и стандартизированные формы документов. 3 Это позволит избежать ошибок при заполнении документов. 3
• Уничтожать бумаги с истёкшим сроком хранения. 4

Оптимизация кадрового документооборота позволяет автоматизировать рутинную работу, ускорить документооборот и освободить время для решения других задач, сократить количество ошибок из-за человеческого фактора и вероятность штрафов. 4