Некоторые рекомендации для кадровиков по ведению и хранению трудовых книжек:

1. Учёт трудовых книжек. 1 Работодатель самостоятельно разрабатывает журналы по учёту бланков трудовых книжек и учёта их движения. 12 Учётные формы заверяют подписью руководителя и печатью организации. 1 Скреплять журнал сургучной печатью и пломбировать больше не обязательно. 1
2. Хранение трудовых книжек. 1 Книжки и вкладыши хранят в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, которые позволяют обеспечить их сохранность. 1 Трудовые книжки работающих и уволенных хранят раздельно в отдельных коробках или ящичках или в папках с завязками, в которых трудовые книжки располагаются по алфавиту фамилий сотрудников. 3
3. Выдача трудовой книжки. 1 Оригинал сотруднику можно выдать, чтобы он оформил пенсию, а также в случае перехода на электронный учёт. 1 Если сотрудник решит перейти на электронную трудовую, то бумажную книжку следует вернуть ему в течение трёх рабочих дней с даты, когда получили заявление о переходе на электронную трудовую. 1 Исключение — увольнение: тогда выдать трудовую нужно в последний день работы. 1
4. Невостребованные трудовые книжки. 3 Их вкладывают в конверты и помещают в личные дела уволенных, в самый конец каждого дела перед листом-заверителем. 3

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в неё. 2