Чтобы избежать ошибок при заполнении персональных данных в документах кадрового учёта, рекомендуется:

• Утвердить перечень лиц, которые имеют доступ к персональным данным. 1 Обычно в него входят генеральный директор, его заместители, работники кадровой службы, бухгалтерии, службы безопасности, юридического отдела и т. д.. 1
• Ознакомить сотрудников с положениями законодательства о персональных данных. 1 Для этого можно оформить лист ознакомления с внутренними документами по вопросам обработки персональных данных или включить соответствующие положения в трудовой договор с работником. 1
• Правильно вести личные дела. 3 В них нужно помещать только необходимые документы, а лишние, например копии паспортов, дипломов и свидетельств, лучше уничтожать. 3
• Использовать верный бланк согласия на обработку персональных данных. 1 Согласие должно включать все обязательные реквизиты, которые предусматривает закон. 1 В документе должна быть указана одна цель. 1
• Правильно заполнять уведомление об обработке персональных данных. 13 Чтобы внести в него полные сведения, нужно изучить устав, локальные акты, договоры и согласия на обработку персональных данных. 3
• Автоматизировать процессы. 4 Например, использовать личные кабинеты сотрудников, где они могут скачивать справки, согласовывать отпуск и командировку, обновлять персональные данные и общаться с кадровой службой. 4

Для получения более подробной консультации по конкретным вопросам кадрового учёта рекомендуется обратиться к специалисту.