Дефектная ведомость используется для обоснования расходов на капитальный ремонт следующим образом:

1. Создаётся комиссия из 2–3 человек. 1 В неё входят компетентные сотрудники, которые могут определить и оценить неполадки в устройствах и строениях: мастера, инженеры и сотрудники бухгалтерии. 1
2. После визуального осмотра комиссия составляет дефектную ведомость в нескольких экземплярах. 1 В документе нужно указать дату составления, наименование организации, имена членов комиссии, название и инвентарный номер имущества, местонахождение объекта, перечень выявленных дефектов, их характеристики, объём предполагаемых ремонтных работ и их стоимость (если известно). 1
3. Ведомость подписывают все члены комиссии и заверяет руководитель предприятия. 1 Печать или штамп ставить не нужно, так как это внутренний документ организации. 1
4. На основе дефектной ведомости выносят решение о возможности восстановительных работ и составляют смету. 1 Фактически ведомость позволяет подтвердить необходимость ремонтных работ и оправдать эти расходы. 1

Объёмы работ в дефектной ведомости заносятся в тех единицах измерения, которые предусмотрены сметными нормами и расценками. 2 Лучше всего составлять ведомость, используя формулировки из сборников ФЕР (ТЕР), ГЭСН. 2

От правильного и полного составления дефектной ведомости зависит качественное составление сметы, в соответствии с которой будет производиться оплата ремонтных работ. 2