Ксерокопирование документов может оказывать негативное влияние на их физическое состояние. 1 Во время копирования документы подвергаются воздействию мощного светового излучения и тепла, что ускоряет процесс естественного старения. 1 Это проявляется в пожелтении, побурении, появлении хрупкости бумаги, а также в угасании текстов. 1

Кроме того, в процессе ксерокопирования документы испытывают сильную механическую нагрузку, что может привести к повреждениям переплёта, отставанию обложки, разрыву прошивочных нитей и выпадению листов. 1

В то же время ксерокопии документов могут обладать юридической значимостью. 6 Копия документа приобретает это свойство после того, как на ней правильно оформили заверительную надпись. 6

Также стоит учитывать, что при использовании офисной техники есть риск утечки данных, так как скопированные документы могут сохраняться в принтерах, сканерах и многофункциональных устройствах (МФУ) и передаваться третьим лицам. 8