При смене сотрудником паспорта работодателю необходимо выполнить следующие шаги: 12

1. Запросить у сотрудника заявление и копию нового паспорта. 12 Для внесения изменений в кадровые документы сотрудник должен подать письменное заявление, приложив к нему копию нового паспорта. 1 После предоставления копии паспорт нужно возвратить сотруднику, так как хранить его в личном деле нельзя. 1
2. Издать приказ о внесении изменений в учётные документы. 12 После получения заявления от сотрудника издайте распоряжение о необходимости внести в кадровые документы новые паспортные данные. 1 Укажите ответственных работников отдела кадров и бухгалтерии, которые должны исправить сведения в отчётах. 1 С приказом ознакомьте всех сотрудников под подпись. 1
3. Внести изменения в трудовой договор. 12 Для внесения новых паспортных данных в трудовой договор составьте дополнительное соглашение в двух экземплярах. 1 Укажите в нём новые реквизиты документа, дату его выдачи, а также наименование органа, который выдал документ. 1 Второй экземпляр соглашения отдайте сотруднику под подпись. 1
4. Актуализировать кадровые документы. 2 Обновите трудовую книжку, если паспорт был изменён из-за смены фамилии, имени, отчества или даты рождения. 2 В случае изменения ФИО аккуратно зачеркните старую запись на титульном листе и запишите новые данные. 2 На внутренней стороне обложки трудовой книжки сделайте пояснение со ссылкой на то, на основании чего внесены изменения (например, дата выдачи свидетельства о регистрации брака или нового паспорта). 2 Запись должен заверить ответственный за ведение трудовых книжек в компании и поставить печать компании или кадровой службы. 2
5. Подать сведения об изменении паспортных данных в Социальный фонд. 1 Также необходимо подать сведения об изменении паспортных данных в Социальный фонд или попросить сотрудника самостоятельно обратиться в территориальное отделение фонда или МФЦ для внесения изменений в его лицевой счёт. 1 Для подачи данных о смене паспортных данных по лицевому счёту сотрудника потребуется заявление по форме АДВ-2 и опись документов по форме АДВ-6-1. 1

Конкретные сроки и порядок предоставления информации о смене паспорта можно закрепить в трудовом договоре или локальных нормативных актах компании. 1