Что делать работодателю при смене сотрудником паспорта?

При смене сотрудником паспорта работодателю необходимо выполнить следующие шаги: www.kdelo.ru profkadrovik.ru

1. Запросить у сотрудника заявление и копию нового паспорта. www.kdelo.ru profkadrovik.ru Для внесения изменений в кадровые документы сотрудник должен подать письменное заявление, приложив к нему копию нового паспорта. www.kdelo.ru После предоставления копии паспорт нужно возвратить сотруднику, так как хранить его в личном деле нельзя. www.kdelo.ru
2. Издать приказ о внесении изменений в учётные документы. www.kdelo.ru profkadrovik.ru После получения заявления от сотрудника издайте распоряжение о необходимости внести в кадровые документы новые паспортные данные. www.kdelo.ru Укажите ответственных работников отдела кадров и бухгалтерии, которые должны исправить сведения в отчётах. www.kdelo.ru С приказом ознакомьте всех сотрудников под подпись. www.kdelo.ru
3. Внести изменения в трудовой договор. www.kdelo.ru profkadrovik.ru Для внесения новых паспортных данных в трудовой договор составьте дополнительное соглашение в двух экземплярах. www.kdelo.ru Укажите в нём новые реквизиты документа, дату его выдачи, а также наименование органа, который выдал документ. www.kdelo.ru Второй экземпляр соглашения отдайте сотруднику под подпись. www.kdelo.ru
4. Актуализировать кадровые документы. profkadrovik.ru Обновите трудовую книжку, если паспорт был изменён из-за смены фамилии, имени, отчества или даты рождения. profkadrovik.ru В случае изменения ФИО аккуратно зачеркните старую запись на титульном листе и запишите новые данные. profkadrovik.ru На внутренней стороне обложки трудовой книжки сделайте пояснение со ссылкой на то, на основании чего внесены изменения (например, дата выдачи свидетельства о регистрации брака или нового паспорта). profkadrovik.ru Запись должен заверить ответственный за ведение трудовых книжек в компании и поставить печать компании или кадровой службы. profkadrovik.ru
5. Подать сведения об изменении паспортных данных в Социальный фонд. www.kdelo.ru Также необходимо подать сведения об изменении паспортных данных в Социальный фонд или попросить сотрудника самостоятельно обратиться в территориальное отделение фонда или МФЦ для внесения изменений в его лицевой счёт. www.kdelo.ru Для подачи данных о смене паспортных данных по лицевому счёту сотрудника потребуется заявление по форме АДВ-2 и опись документов по форме АДВ-6-1. www.kdelo.ru

Конкретные сроки и порядок предоставления информации о смене паспорта можно закрепить в трудовом договоре или локальных нормативных актах компании. www.kdelo.ru