Штатная численность и фактическая — разные понятия в кадровом учёте. 23

Штатная численность определяется на основе данных штатного расписания, утверждённого руководителем. 13 При расчёте учитывают сотрудников, которые работают и находятся в простое, в отпусках, в командировках, на больничном. 13 В штатную численность не включают внешних совместителей, временных работников, привлечённых по договорам ГПХ, и других сотрудников. 3

Фактическая численность рассчитывается методом подсчёта тех сотрудников, которые находятся на работе в данный момент, то есть на определённую дату. 3 К фактической численности относятся все работники, привлечённые к выполнению обязанностей, вне зависимости от формата трудоустройства. 1

Часто штатная и фактическая численность не совпадают. 5 Такое происходит, например, если в компании есть вакантные позиции. 5 Тогда штатная численность будет больше фактической — допустим, по документам должно быть 40 человек, но на самом деле работает только 35. 5

Может случиться и наоборот: фактическая численность может быть больше штатной. 3 Например, такое происходит при привлечении к работе временных, сезонных работников на конкретный проект. 3