Работа делопроизводителя, секретаря и офис-менеджера имеет свои особенности и отличия. 25

Делопроизводитель специализируется на организации и управлении документацией. 2 Он принимает, обрабатывает, регистрирует, сортирует входящие документы и отправляет исходящие, передаёт документы исполнителям и контролирует исполнение распоряжений и приказов, формирует базу документов. 6

Секретарь помогает планировать руководителю рабочее время, организует телефонные переговоры, командировки, конференции и приём посетителей. 6 Он составляет и оформляет управленческую документацию (приказы, служебные записки, распоряжения и т. д.), обеспечивает руководителя информацией (собирает и обрабатывает данные, нужные для принятия управленческих решений, проверяет их достоверность, исключает противоречивые и дублирующиеся, систематизирует сведения). 6

Офис-менеджер обеспечивает бесперебойную работу офиса, организует делопроизводство, выполняет посреднические функции между руководителем, его замами и структурными подразделениями. 5 В его обязанности также может входить контроль над исполнением документов и организация закупок офисной техники, комплектующих и расходных материалов. 5

Таким образом, основное отличие заключается в глубине специализации: делопроизводитель фокусируется на работе с документами, секретарь выполняет административные задачи, а офис-менеджер — управленческие и хозяйственные функции в офисе. 25