Журнал учёта входящей корреспонденции — это специальная книга, в которой регистрируют поступающие письма и документы. 1

Унифицированная форма журнала отсутствует, и каждая организация разрабатывает её самостоятельно. 2

Некоторые обязательные пункты журнала:

• регистрационный номер входящего документа; 2
• дата регистрации или поступления документа; 2
• сведения об отправителе: наименование организации, должность и ФИО лица, подписавшего письмо; 2
• краткое содержание письма; 2
• способ доставки: электронное или номер почтового отправления по штемпелю; 2
• количество экземпляров письма; 2
• сведения о получателе — ФИО и должность лица, на имя которого поступило письмо, или наименование организации; 2
• ФИО и должность сотрудника, которому передан входящий документ для принятия управленческого решения, ознакомления или исполнения. 2

Бумажный журнал регистрации входящих документов применяют небольшие компании, где приходит мало писем. 2 Организации с большим документооборотом обычно переходят на электронный журнал регистрации, в котором проще вести классификаторы и справочники и регистрировать документы. 2