Некоторые преимущества облачных систем управления документами:

• Экономическая эффективность. 1 Облачная система не требует капитальных вложений, нужно только вносить ежемесячную плату. 1 Нет нужды арендовать большие площади, сотрудники могут работать из дома. 1
• Удобная организация удалённой работы. 1 Персонал компании может обращаться к нужным файлам и документам из любой точки, где есть интернет. 14
• Автоматическое обновление. 1 За облачной системой присматривает владелец онлайн-сервиса, он своевременно модернизирует программу. 1
• Быстрый запуск. 1 Доступ к программе и все необходимые настройки выполняются в сжатые сроки. 1
• Масштабируемость. 4 Можно быстро увеличить или уменьшить объём доступного места. 4 Это особенно полезно для компаний, которые сталкиваются с ростом данных или сезонными колебаниями нагрузки. 4
• Совместная работа. 4 Сотрудники могут одновременно редактировать документы, отслеживать изменения и быстро обмениваться файлами. 4

Некоторые недостатки облачных систем управления документами:

• Закрытость системы. 1 Данные хранятся на сервере разработчика. 1 Если компания решит переехать в другое облако или в локальную систему, ей придётся переносить файлы вручную и потерять данные по истории их создания. 1
• Медленная скорость. 1 Документ, отправляемый в облачную систему, проходит целую серию каналов, прежде чем окажется в ней. 1
• Низкий уровень надёжности. 1 Нельзя однозначно утверждать, что данные в облаке защищены на 100%. 1
• Зависимость от интернета. 4 При отсутствии доступа к сети использование хранилища становится невозможным. 4
• Зависимость от провайдера. 34 Выбор поставщика услуг критически важен. 4 Если компания решит сменить провайдера, процесс миграции данных может быть сложным и длительным. 4