Некоторые особенности хранения данных в цифровом формате:

• Обеспечение безопасности. 1 Метод хранения должен исключить утрату, незаконную рассылку, ликвидацию или искажение информации. 1
• Создание двух идентичных экземпляров. 1 Главный и рабочий экземпляры одного документа следует располагать на различных физических устройствах. 1
• Регулярная проверка. 1 Содержимое на физических носителях подлежит проверке минимум раз в пять лет. 1 Если произошло повреждение электронных данных, файлы следует переписать в идентичном формате на новый носитель. 1
• Маркировка документов. 2 Необходимо иметь общепринятые обозначения для быстрой идентификации документа по определённым признакам. 2
• Установка связи между архивными документами. 2 Приложение к основному документу должно быть либо прикреплено непосредственно к нему, либо на него должна быть актуальная ссылка, при переходе по которой можно открыть нужный документ. 2
• Регулярное перезаписывание или переформатирование. 2 Обеспечивает сохранность документа, так как технологии развиваются, и через несколько лет формат хранилища может оказаться устаревшим. 2