Основные различия между системами электронного документооборота на основе электронного архива и файловой системы заключаются в подходе к хранению документов и уровне безопасности. 49

Системы на основе электронного архива предполагают цифровое хранилище, в которое электронные документы попадают из системы ЭДО или других источников. 9 Такое хранилище позволяет удобно и быстро находить, обрабатывать документы, а также автоматизирует бизнес-процессы компании. 69

Системы на основе файловой системы предполагают хранение файлов в специально организованных каталогах. 4 Однако такой подход может понижать степень безопасности при разграничении доступа, так как файловая система может не поддерживать модель безопасности, которая реализована в самой СЭД. 4

Таким образом, системы на основе электронного архива обеспечивают более эффективное управление доступом к документам и надёжное разграничение доступа, в то время как системы на основе файловой системы требуют дополнительных мер для обеспечения безопасности, например, шифрования файлов. 4