Некоторые ключевые различия между различными видами офисных устройств:

• Функционал. 2 Например, принтеры ориентированы на одну задачу, их основная функция — печать. 2 Многофункциональные устройства (МФУ) обеспечивают несколько функций, таких как печать, копирование, сканирование и иногда факс. 23
• Принцип работы. 2 Существуют лазерные и струйные МФУ. 2 Лазерные используют технологию лазерной печати, тонер передаётся на бумагу и закрепляется с помощью лазерного излучения. 2 Струйные используют красящие чернила, которые распыляются из мельчайших сопел на бумагу, формируя изображение. 2
• Размер и вес. 2 МФУ обычно крупнее и тяжелее из-за дополнительных компонентов, таких как сканер и копир. 2 Принтеры могут быть более компактными и лёгкими, так как ориентированы на одну основную функцию. 2
• Сложность использования. 2 МФУ обычно сложнее в использовании из-за различных функций, требуется настройка и управление несколькими параметрами. 2 Принтеры, как правило, более просты в использовании, так как предназначены для одной основной задачи. 2
• Цена. 2 МФУ обычно дороже, чем простые принтеры, из-за дополнительных функций. 2

Также к различиям можно отнести тип связи (телефонная, факсимильная, электронная почта и т. д.). 13

Кроме того, есть различия между копировальными аппаратами, например, по размеру (портативные, средние и большие) и по принципу сохранения и переноса информации с оригинала на копию (аналоговые и цифровые). 1