Функция конфиденциальности в современных системах документации заключается в обеспечении защиты информации ограниченного доступа. 4

Конфиденциальные документы содержат сведения, которые составляют интеллектуальную собственность юридического или физического лица. 4 К таким документам относятся, например, секреты производства, служебные данные, сведения о личной жизни сотрудников, финансовая сторона деятельности организации. 4

Некоторые аспекты функции конфиденциальности:

• Контроль доступа. 1 Знакомиться и работать с конфиденциальными документами могут только лица, получившие на то соответствующие разрешения. 1
• Ограничение создания копий. 3 Система контролирует и учитывает создание копий конфиденциальных документов: скачиваний, печати, отправки по электронной почте. 3
• Борьба с утечками. 3 Для этого используются различные визуальные метки или водяные знаки, которые позволяют идентифицировать пользователя, создавшего копию конфиденциального документа. 3
• Защита от уничтожения. 5 Конфиденциальные данные защищают не только от похищения, но и от уничтожения вследствие возникновения форс-мажорных обстоятельств (пожара, затопления и т. д.). 5

Нарушение требований конфиденциальности влечёт за собой дисциплинарную, гражданско-правовую и в некоторых случаях уголовную ответственность. 1