Разница между сохранением переписки на сервере и в локальном архиве заключается в месте хранения данных и уровне контроля над архивом.

Сохранение на сервере предполагает централизованное автоматическое архивирование, которое функционирует независимо от конечного пользователя. 1 Серверное архивирование популярно для почтовых ящиков, таких как Exchange, Office 365, IMAP и Gmail. 1 Преимущество такого подхода — возможность быстрого поиска по всем архивным сообщениям и вложениям. 1

Локальное архивирование предполагает, что программное обеспечение работает автономно в собственной серверной среде бизнеса. 1 Пользователь сам выбирает, что нужно архивировать, где хранится архив и кто имеет к нему доступ. 2 Основное преимущество локального архивирования — широкая функциональность и тесная интеграция с внутренними системами. 2

Таким образом, при сохранении на сервере архивирование происходит централизованно и независимо от пользователя, а при локальном архивировании пользователь имеет больший контроль над процессом и может самостоятельно определять параметры архива.