Разница между формализованными и неформализованными форматами электронных документов заключается в том, что у первых есть установленный формат, а у вторых его нет. 24

Формализованные документы имеют форму и структуру, разработанные ФНС России. 12 Они передаются в формате XML, у них стандартный шаблон: есть блоки и поля, которые всегда остаются неизменными. 1 Это удобно для обмена между разными операторами — ключевая информация в любом случае сохранится. 1

Неформализованные документы составлены в произвольном формате. 1 Такие документы нельзя разбить на конкретные поля и блоки. 1 Например, сложно стандартизировать договор, потому что он может иметь много разных пунктов и характеристик в зависимости от ситуации. 1 Неформализованные электронные документы подписывают в формате PDF, Word, Excel, JPG и т. д.. 1

Некоторые примеры формализованных документов: счёт-фактура, универсальный передаточный документ (УПД), акт выполненных работ и другие. 12

Некоторые примеры неформализованных документов: договоры, соглашения, дополнительные приложения, технические задания, уведомления, счета, акты оказанных услуг и другие. 1

При этом и формализованные, и неформализованные документы после подписания квалифицированной электронной подписью обретают юридическую значимость и приравниваются к бумажным аналогам с подписью от руки. 2