Разница между электронными и бумажными системами архивирования данных заключается в формате хранения документов и особенностях доступа к ним.

Электронные системы предполагают хранение документов в электронном виде, что имеет следующие преимущества:

• Защита от несанкционированного доступа. 1 Документы можно защитить паролем или другими средствами безопасности. 6
• Быстрый поиск. 14 Каждый документ отнесён к определённой категории, ему присвоены особые метки, благодаря чему информацию легко найти. 4
• Экономия места. 14 В отличие от бумажных архивов, которые нужно организовывать в отдельном помещении, электронный архив в этом не нуждается. 4
• Защита от порчи, утраты или уничтожения. 1 Электронные документы, в отличие от бумажных аналогов, не пострадают при внезапном затоплении или пожаре, а также вследствие кражи или умышленного вредительства. 1
• Возможность удалённого доступа. 1 Это актуально при совместной работе над проектом специалистов различных подразделений, при проведении проверок, управленческого учёта и т. д.. 1
• Контроль доступа к документации. 1 Система показывает, какой пользователь смотрел тот или иной документ и когда это было. 1

Бумажные системы имеют свои преимущества:

• Наглядность и привычность. 2 Работать с книгой или листом бумаги удобно, для корректировки достаточно лишь наличие карандаша или ручки. 2
• Доступность. 6 Даже без электричества и интернета документ на бумаге доступен для просмотра и применения. 6

Выбор между электронными и бумажными системами архивирования данных зависит от конкретных требований и задач организации.