Разница между автоматизацией и оптимизацией рабочего процесса заключается в целях и подходах.

Автоматизация — это внедрение технологий и систем, которые способны выполнять задачи без непосредственного участия человека. 1 Основная цель автоматизации — сделать процессы более эффективными и менее зависимыми от человеческого вмешательства. 1 Автоматизация предпочтительна, если есть конкретные операции, которые можно ускорить. 1 Примеры: управление CRM, автоматическая генерация отчётов, взаимодействие с поставщиками или электронный документооборот. 1

Оптимизация — это процесс улучшения текущего рабочего процесса с целью повышения его эффективности. 1 При оптимизации производится анализ каждого этапа процесса, выявляются избыточные шаги и устраняются. 1 Фокус оптимизации — на повышении производительности и устранении потерь. 1 Цель оптимизации — это улучшение эффективности, экономии ресурсов (времени, денег, материалов) и увеличение производительности. 1 Оптимизация стремится к наилучшему использованию имеющихся ресурсов. 1

Таким образом, автоматизация фокусируется на ускорении конкретных операций, а оптимизация — на общем улучшении рабочего процесса. При этом процессы оптимизации не всегда связаны с внедрением автоматических систем и в большинстве случаев даже не связаны с ней. 2