Некоторые преимущества электронных средств записи по сравнению с бумажными:

• Большой объём памяти. 1 Электронные носители позволяют хранить множество файлов и информации без необходимости частого очищения носителя. 1
• Удобство хранения и перемещения. 1 Электронные носители занимают мало места и легко перемещаемы. 1
• Быстрый доступ к информации. 1 Можно быстро найти нужный файл, используя поисковые системы на электронных устройствах. 1
• Возможность резервного копирования данных. 1 Это позволяет сохранить информацию в случае потери или повреждения носителя. 1
• Оптимизация бизнес-процессов. 3 Обмен документами становится прозрачным и происходит гораздо быстрее. 3
• Снижение расходов. 3 Не нужно оплачивать курьерскую доставку, покупать большое количество бумаги, картриджей, папок и прочих расходников. 3
• Упрощённое представление документов в контролирующие органы. 3 Электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, юридически значимы, поэтому их можно направлять в суды и госорганы. 3

Некоторые недостатки электронных средств записи по сравнению с бумажными:

• Ограниченный срок службы. 1 Жизненный цикл программных средств и материальных носителей может быть меньше, чем требуемый срок хранения документа. 2
• Опасность потери данных. 1 Это может произойти, например, в случае сбоя в работе серверов или при форматировании жёсткого диска, если она хранится на компьютере. 3
• Возможность взлома и кражи данных. 1 Для электронных документов эта задача решается использованием более сложных средств: разграничение доступа пользователей, шифрование, протоколирование действий и т. д.. 2
• Дороговизна носителей с большим объёмом памяти. 1
• Ограничения на использование. 1 Электронные документы используются теми участниками коммуникаций, которые имеют соответствующую компьютерную технику. 2