Несколько причин, по которым во многих компаниях всё ещё существуют бумажные документы, хотя есть электронный документооборот (ЭДО):

• Привычка сотрудников работать с документами на бумаге. 5 Особенно это касается людей старшего поколения, для которых такой формат привычнее. 1
• Необходимость в некоторых документах, которые по закону нельзя создавать и хранить в электронном виде. 4 Например, к таким документам относятся некоторые кадровые бумаги: приказы об увольнении, акты о несчастном случае на производстве, журналы о прохождении инструктажей по охране труда. 4
• Письменная просьба контрагента. 4 Например, при подписании крупного контракта, даже если обе компании пользуются ЭДО. 4 В этом случае договор о сотрудничестве оформляют на бумаге, а вся дальнейшая работа с документами может вестись в ЭДО. 4
• Требования суда или прокуратуры. 4 В госорганах могут запросить копии счетов, договоров или бухгалтерской отчётности в бумажном виде. 4

Кроме того, даже если компания перешла на ЭДО, она обязана хранить архив бумажных документов. 3 У каждого документа есть свой срок хранения: первичные документы хранятся 4–5 лет, кадровые — до 50–75 лет. 2