Выбор правильного формата документа при ведении электронного документооборота (ЭДО) важен по нескольким причинам:

• Автоматизация проверки. 1 Некоторые форматы, например XML, позволяют проверять документы автоматически. 1 Это экономит время и снижает вероятность ошибок. 1
• Перенос данных. 1 С помощью определённых форматов можно переносить информацию из документов в учётную систему организации без участия человека. 1
• Соответствие стандартам. 2 Особенно важно соблюдать формат при подготовке отчётности для государственных органов. 2 Если документ не будет соответствовать утверждённым нормам, его не примут. 2
• Прозрачность учёта. 3 Формализованные документы важны для налоговой, так как с их помощью учёт становится прозрачным. 3 Можно убедиться, что налог на добавленную стоимость уплачен правильно, и проверить учёт затрат в расчёте налога на прибыль. 3

Таким образом, правильный выбор формата документа позволяет оптимизировать процессы, сократить ошибки и время на обмен данными. 12