Учёт сохранности данных при работе с цифровыми архивами важен по нескольким причинам:

• Защита от утраты информации. 34 Чтобы файлы не были утрачены, их нужно хранить в двух или более экземплярах на отдельных электронных носителях. 3 Тогда при утрате одного из носителей можно быстро сделать дубликат файлов с оставшегося. 3
• Обеспечение доступности документов. 12 Для хранения различных видов информации используются тысячи различных форматов и их версий, которые постоянно обновляются. 1 Чтобы обеспечить доступность документа в течение всего срока хранения, архивы должны вести постоянный мониторинг актуальности форматов документов. 1
• Поддержание аутентичности документов. 24 Необходимо обеспечивать неизменность информационного содержимого, структуры и существенных реквизитов документа, а также его юридическую значимость. 2
• Защита от вредоносных программ. 3 При обеспечении сохранности электронных документов большое внимание следует уделять вопросам информационной безопасности: обеспечению аутентичности документов, защите от вредоносных компьютерных программ (вирусов) и от несанкционированного доступа. 3

Таким образом, учёт сохранности данных при работе с цифровыми архивами необходим для сохранения физического состояния документов и их возможностей использования в различных целях. 3