Несколько причин, почему важно сохранять важные документы и данные в электронных системах:

• Быстрый доступ к информации. 25 Электронные документы можно легко находить с помощью поисковых запросов. 5 Это экономит время, которое раньше тратилось на поиск бумажных документов в архивах. 5
• Индексирование документов. 5 Электронный архив позволяет упорядочить документы по различным параметрам, таким как название, дата создания, автор, ключевые слова и т. д.. 5
• Снижение затрат на хранение. 5 Электронный архив занимает гораздо меньше места, чем бумажные документы. 5 Это позволяет уменьшить расходы на аренду помещений и обслуживание архивов. 5
• Защита данных. 2 Доступ к документации можно сделать только для тех сотрудников, которым это нужно для их работы, таким образом исключив утечку данных. 2
• Сокращение потери данных. 1 Поскольку все документы хранятся в одном расположении с функциями резервного копирования и управления версиями, найти пропавшее содержимое гораздо проще. 1 А если какой-то файл всё-таки потеряется, его можно с лёгкостью восстановить. 1