Почему важно правильно форматировать документы для электронного документооборота?

Правильное форматирование документов для электронного документооборота (ЭДО) важно по нескольким причинам:

• Снижение риска ошибок. 15 Формализованные документы, например с расширением XML, цифровые системы обрабатывают автоматически. 15 Это упрощает и ускоряет документооборот, а также позволяет переносить данные в учётную систему организации без участия человека. 5
• Юридическая значимость. 1 Документ в ЭДО должен быть оформлен в соответствии с требованиями законодательства и подписан электронной подписью. 1 Если формат нарушен, контрагент может не принять документ. 2
• Универсальность. 1 У ЭДО должно быть расширение, которое допускает его обработку в разных системах. 1
• Полнота информации. 1 Каждый ЭДО обязан в точности воспроизводить содержание и структуру своего бумажного аналога, включая элементы оформления и реквизиты. 1

Таким образом, правильное форматирование документов для ЭДО помогает обеспечить корректную обработку данных, юридическую значимость документов и упростить их обработку. 14