Использование формата XML для электронного документооборота (ЭДО) важно по нескольким причинам:

• Универсальность. 4 XML позволяет структурировать, трансформировать и запрашивать данные. 4 С его помощью можно перевести разнородные данные из каталогов, счетов, заказов в единую форму и совершать операции над ними автоматически, без участия человека. 2
• Совместимость. 4 Поскольку XML хранит все данные в текстовом формате, их удобно передавать — дополнительная конвертация не нужна. 4 Можно использовать одну систему для генерации данных и разметки, а затем обрабатывать эти данные в любых других системах вне зависимости от клиентской платформы или операционной системы. 4
• Безопасность. 1 XML поддерживает цифровые подписи и шифрование, что делает его более безопасным для обмена конфиденциальными данными. 1
• Гибкость. 3 В XML-форматах есть свободные информационные поля, которые организация может заполнять по собственному усмотрению. 3 Это позволяет учитывать специфику оформляемой операции. 3
• Возможность формирования различных версий документа. 3 Можно создавать разные версии документа с учётом сделанных исправлений. 3
• Возможность изменять наименование типа электронного документа. 3 Например, вместо «Акта выполненных работ» можно написать тип документа «Акт приёма-передачи результата работ», форма которого разработана в организации. 3

Таким образом, использование XML в ЭДО способствует оптимизации процесса работы, ускоряет обмен документами с контрагентами и упрощает хранение, поиск и представление электронных документов. 3