Документация важна на этапах разработки программного обеспечения, потому что она выполняет следующие функции: 1

• Помогает определить цель и задачи проекта, а также способы их достижения. 1 Она даёт ясное представление о том, что должно быть достигнуто в результате работы над проектом. 1
• Является эффективным средством коммуникации между участниками проекта: разработчиками, тестировщиками, заказчиком и другими заинтересованными сторонами. 1
• Определяет последовательность выполнения работ, сроки и ответственных лиц за каждый этап. 1 Это позволяет лучше организовать работу команды и обеспечить её эффективное выполнение. 1
• Позволяет оперативно проводить расчёты затрат и управлять ими в ходе выполнения проекта, так как содержит информацию о ресурсах, необходимых для реализации проекта — людях, материалах, бюджете и технических средствах. 1
• Является гарантией прозрачности и контроля за выполнением работ. 1
• Позволяет проводить аудит и анализ результатов работы. 1

Кроме того, техническая документация программного обеспечения полезна для:

• Уровня разработчика. 2 С её помощью можно проследить этапы разработки и вспомнить, что уже было сделано, если процесс создания ПО приостановился. 2
• Проверки кода. 2 Техническая документация позволяет программистам проанализировать функции и логику конкретного фрагмента кода. 2 Это упрощает обслуживание и настройку программы. 2
• Передачи знаний и адаптации. 2 Без документации не обойтись, если к работе над программой присоединяется новый член команды или разработчик имеет дело с ПО, созданным другими специалистами. 2
• Повышения производительности. 2 Подробная документация на программное обеспечение упрощает работу с ним и помогает пользователям в выполнении задач. 2
• Аргументации в спорах. 2 Документация позволяет обосновать решения разработчиков при неоднозначных формулировках в техническом задании заказчика ПО. 2