Почему в почтовых сервисах важно архивировать старые письма?

Архивирование старых писем в почтовых сервисах важно по нескольким причинам:

• Защита от потери данных. 5 Письма могут быть удалены случайно или по желанию пользователя. 5 Архивирование позволяет восстановить потерянные сообщения. 25
• Упрощение поиска. 1 Архивированные письма можно быстро найти, что экономит время пользователя. 13
• Соответствие нормативным требованиям. 5 В некоторых отраслях, например в здравоохранении, финансовых услугах, юридических органах, есть строгие правила ведения записей. 15 Удаление писем без соблюдения этих правил может привести к штрафам. 1
• Сохранение интеллектуальной собственности. 2 В деловой электронной почте и её вложениях могут содержаться ценные знания, например история разработки продукта, отношения с клиентами, стратегические решения. 1
• Использование в качестве доказательств. 15 Письмо, которое казалось неважным, может стать ключевым доказательством в судебном процессе. 1
• Обеспечение непрерывности бизнеса. 2 Например, когда один сотрудник увольняется, его замене могут предоставить доступ к архивным сообщениям ушедшего сотрудника. 2