Несколько причин, по которым файлы PDF используются в корпоративных системах документооборота:

• Машино- и платформонезависимость. 1 Документ в формате PDF можно открыть на компьютере с любой операционной системой, и он будет выглядеть одинаково. 14
• Безопасность. 14 Стандарт PDF-документов предполагает высокую степень защиты от вредоносного кода. 3 При необходимости подлинность файлов можно подтверждать ЭЦП и электронными сертификатами. 3 Также формат поддерживает установку паролей с настройкой уровней доступа. 3
• Компактность. 4 Файлы PDF обычно занимают меньше места по сравнению с аналогичными документами в других форматах. 4 Это позволяет организациям экономить на локальном или облачном хранилище и расходах на архивирование. 4
• Поддержка нетекстовых элементов. 4 PDF-документы могут содержать любые объёмы текстов, полноцветные иллюстрации, инфографику, видео, звуки, анимации, интерактивные формы. 3