Организация видеоконференцсвязи (ВКС) включает несколько этапов: 5

1. Решение о том, кто займётся организацией. 5 Назначают ответственного. 5
2. Обсуждение технического обеспечения мероприятия. 5 Выбирают платформу ВКС и согласовывают перечень оборудования. 5
3. Проверка готовности системы. 5 Рабочая группа убеждается, что система готова к началу видеоконференцсвязи. 5
4. Отправка ссылки на онлайн-мероприятие. 5 На официальную электронную почту участников видеоконференции отправляют ссылку на онлайн-мероприятие (либо код доступа, необходимый для авторизации). 5
5. Подключение участников к сеансу. 5 Видеоконференция начинается. 5

Различают три основные модели организации видеоконференцсвязи: 1

1. Аппаратная или выделенная. 1 Заказчик имеет полный контроль, все соединения ведутся через его локальную сеть. 1 Такие решения требуют особого оборудования, специальных приложений и выделенных серверов. 1
2. Облачная. 1 Поставщики услуг видеоконференций предлагают инфраструктуру в виде облачных решений, а компания платит лишь за используемые ресурсы. 1 Для таких систем не нужно специальное оборудование, коммуникация идёт через терминалы заказчика — обычные компьютеры или смартфоны. 1
3. Гибридная. 1 Сочетает два описанных выше способа. 1 Например, компания может для внутреннего взаимодействия использовать локальную сеть, а для внешних коммуникаций — интернет. 1

Для проведения видеоконференции также рекомендуется заранее подготовить повестку, чтобы участники могли ознакомиться с планом предстоящего мероприятия и подготовить вопросы по тому или иному пункту. 5