При выборе сервиса СЭД нужно обратить внимание на следующие аспекты:

• Интерфейс и юзабилити. 1 Сотрудники должны быстро и без усилий освоить систему и работать в ней с комфортом. 1 Путь до ключевых разделов и документов должен занимать не более 2–3 кликов. 1
• Возможности организации юридически значимого документооборота. 1 Сервис должен обеспечивать обмен документами с контрагентами через разных провайдеров ЭДО из единой точки входа. 1
• Аналитические отчёты. 1 Предусмотрены ли в СЭД гибкая настройка, конструирование отчётов, выгрузка результатов в виде таблиц или даже визуализация на дашбордах? 1
• Наличие готовых уникальных сервисов. 1 Это могут быть модули авансовых отчётов, бюджетного контроля, управления совещаниями, подготовки тендерной документации и другие. 1
• Интеграция с учётными системами. 2 Нужно определить, в каких программах организация ведёт учёт, и нужна ли интеграция сервиса с этими программами. 2
• Безопасность данных. 23 Следует проверить, на скольких серверах хранятся файлы, создаёт ли поставщик резервные копии. 3

Перед выбором системы рекомендуется попробовать бесплатную демоверсию. 2 В ней можно посмотреть, достаточно ли функций для существующих процессов и развития бизнеса, удобен и привычен ли интерфейс, а также задать вопросы специалистам по интеграции. 2