Роботы играют важную роль в архивном деле, автоматизируя различные процессы и увеличивая скорость работы с документами. 15

Некоторые задачи, которые могут выполняться с помощью роботов:

• Подбор пакета документов по запросу. 1 Сотрудник запрашивает архивные документы на естественном языке, а цифровой ассистент выполняет поиск и выгружает их в чат. 1
• Формирование писем с пакетами по запросу ведомств. 1 Робот самостоятельно обнаруживает запросы в корпоративной почте, классифицирует их, затем на основе каждого запроса формирует набор документов в архиве и направляет его на проверку пользователю. 1
• Контроль сроков. 1 Программный робот по заданному расписанию извлекает из архива и передаёт сотруднику сформированные списки с просроченными задачами и документами, срок хранения которых истёк. 1
• Классификация документов по номенклатуре дел. 1 Робот автоматически классифицирует документ по номенклатуре дел организации и списывает его в соответствующее дело на основе готового перечня. 1
• Сверка бумажных реестров с фактически переданными документами. 1 Робот получает реестр документов, загруженных в архив, сравнивает его со скан-образом бумажного реестра, формирует и передаёт пользователю список расхождений (ошибок). 1
• Смена формата данных для последующего хранения документа в архиве. 1 Пользователь указывает роботу ссылку на ресурс с файлами в устаревшем виде и выбирает формат для конвертации, программный робот конвертирует их и загружает в архив. 1
• Интеграция с другими системами и миграция данных. 1 Робот имитирует ручные действия пользователей по переносу изменений нормативно-справочной информации во все смежные системы из системы-эталона или по переносу исторических данных из унаследованных систем в новую. 1

В некоторых архивохранилищах используются дроны-роботы, которые в автоматическом режиме достают со стеллажей архивные дела и возвращают их на место. 2