Какую роль играют роботы в архивном деле?

Роботы играют важную роль в архивном деле, автоматизируя различные процессы и увеличивая скорость работы с документами. www.klerk.ru news.rambler.ru

Некоторые задачи, которые могут выполняться с помощью роботов:

• Подбор пакета документов по запросу. www.klerk.ru Сотрудник запрашивает архивные документы на естественном языке, а цифровой ассистент выполняет поиск и выгружает их в чат. www.klerk.ru
• Формирование писем с пакетами по запросу ведомств. www.klerk.ru Робот самостоятельно обнаруживает запросы в корпоративной почте, классифицирует их, затем на основе каждого запроса формирует набор документов в архиве и направляет его на проверку пользователю. www.klerk.ru
• Контроль сроков. www.klerk.ru Программный робот по заданному расписанию извлекает из архива и передаёт сотруднику сформированные списки с просроченными задачами и документами, срок хранения которых истёк. www.klerk.ru
• Классификация документов по номенклатуре дел. www.klerk.ru Робот автоматически классифицирует документ по номенклатуре дел организации и списывает его в соответствующее дело на основе готового перечня. www.klerk.ru
• Сверка бумажных реестров с фактически переданными документами. www.klerk.ru Робот получает реестр документов, загруженных в архив, сравнивает его со скан-образом бумажного реестра, формирует и передаёт пользователю список расхождений (ошибок). www.klerk.ru
• Смена формата данных для последующего хранения документа в архиве. www.klerk.ru Пользователь указывает роботу ссылку на ресурс с файлами в устаревшем виде и выбирает формат для конвертации, программный робот конвертирует их и загружает в архив. www.klerk.ru
• Интеграция с другими системами и миграция данных. www.klerk.ru Робот имитирует ручные действия пользователей по переносу изменений нормативно-справочной информации во все смежные системы из системы-эталона или по переносу исторических данных из унаследованных систем в новую. www.klerk.ru

В некоторых архивохранилищах используются дроны-роботы, которые в автоматическом режиме достают со стеллажей архивные дела и возвращают их на место. cyberleninka.ru