Каковы преимущества использования электронного архива технической документации?

Некоторые преимущества использования электронного архива технической документации:

• Быстрый доступ к информации. 12 В электронном архиве информация находится быстрее, чем в «твёрдой копии». 1 Сотрудники могут осуществлять поиск по разным параметрам: номенклатурам, разделам, отдельным поисковым запросам и другим. 2
• Минимизация рисков безвозвратной утери. 2 Информация хранится в едином защищённом пространстве с настраиваемыми правами доступа. 2 Для обеспечения сохранности данных обязательно выполняется резервное копирование. 2
• Минимизация обращений в бумажный архив. 2 Внедрив цифровую базу документов, предприятие снижает частоту обращения за оригиналами, что экономит время сотрудников и минимизирует риск порчи бумажных носителей. 2
• Формирование базы знаний по типовым проектам и проектным решениям. 2 Внедрение архива технической документации в цифровом виде позволяет создать уникальную для предприятия базу знаний, которая пополняется с каждым реализованным проектом. 2
• Экономия пространства и ресурсов. 3 В отличие от обычного бумажного архива, электронный архив не требует физического пространства для хранения большого количества документов. 3 Это позволяет сэкономить затраты на аренду помещений, обслуживание и утилизацию бумажных документов. 3
• Безопасность и контроль доступа. 3 Системы электронного архива предусматривают возможности установки различных уровней авторизации и ограничений на просмотр, редактирование или удаление документов. 3
• Удобная совместная работа. 3 Электронный архив рабочих документов позволяет осуществлять совместную и командную работу над документами. 3 Множество пользователей может иметь доступ к архиву и совместно работать над документами, делиться комментариями и обратной связью. 3