Некоторые преимущества облачных систем электронного документооборота (СЭД) по сравнению с локальными:

• Экономическая эффективность. 13 Облачная СЭД не требует капитальных вложений, компании нужно только вносить ежемесячную плату. 1 В случае локального варианта размещения необходимо закупить оборудование, программное обеспечение, организовать техническую поддержку, выполнить внедрение и заложить другие расходы. 3
• Скорость внедрения. 3 Чтобы ввести в эксплуатацию облачную СЭД, достаточно арендовать сервис и выполнить базовую настройку системы. 3 Для реализации проекта локальной СЭД необходимо купить и настроить оборудование, установить серверное программное обеспечение и систему электронного документооборота, организовать безопасный доступ и протестировать решение. 3
• Масштабируемость. 3 Облачная СЭД, расположенная в инфраструктуре облачного провайдера, не имеет границ масштабирования. 3 Всегда можно выделить необходимый объём вычислительных ресурсов. 3
• Контроль качества. 4 В облачной системе все документы должны храниться в одном месте и в одном формате. 4 Благодаря тому, что все получают доступ к одной и той же информации, есть возможность поддерживать «непротиворечивость» своих данных, избегать человеческих ошибок и иметь чёткую запись любых изменений или обновлений. 4

Некоторые недостатки облачных СЭД:

• Закрытость системы. 1 Данные хранятся на сервере разработчика. 1 Если компания решит переехать в другое облако или в локальную СЭД, ей придётся переносить файлы вручную и потерять данные по истории их создания. 1
• Медленная скорость. 1 Документ, отправляемый в облачную СЭД, проходит целую серию каналов, прежде чем окажется в ней. 1 Таким образом, файл обрабатывается дольше, чем локальный. 1
• Низкий уровень надёжности. 1 Нельзя однозначно утверждать, что данные в облаке защищены на 100%. 1 Компания может нарваться на некачественного провайдера, а значит, информация, которая будет храниться в специальных дата-центрах, под угрозой. 1

Оба варианта имеют свои преимущества и недостатки, а решение о выборе одного из них должно приниматься на основе понимания ключевой задачи бизнеса, его текущих потребностей с точки зрения документооборота, темпов его развития, а также особенностей, целей и приоритетов деятельности. 2