Преимущества бумажного документооборота:

• Восприятие информации. 1 На бумаге удобнее делать пометки и замечания, исправлять ошибки. 1
• Уничтожение документов. 1 Уничтожить бумажный документ проще, чем электронный. 1
• Долгий срок хранения. 1 Обеспечив надлежащие условия хранения, можно работать с документами спустя много лет после создания. 1
• Работа без спецсредств. 1 Не нужно устанавливать дополнительные программы, средства криптографической защиты, обучать сотрудников пользоваться ими. 1

Недостатки бумажного документооборота:

• Временные затраты на обработку. 1 Перенос данных вручную из одного документа в другие, согласование бумажных документов отнимает много времени. 1
• Непригодное состояние или потеря документов. 1 Документы могут быть в плохом состоянии из-за погодных или рабочих условий при доставке, а могут и совсем потеряться при перевозке. 1
• Множество лишних действий при работе с документами. 1 Большие затраты времени на переоформление неправильных или испорченных документов, а также на переотправку или ожидание документов от контрагентов. 1
• Ошибки в документах. 1 На исправление их и повторное согласование также уйдёт немало времени. 1
• Денежные затраты. 1 Бумажный документооборот — это постоянные затраты на печать и отправку документов, а также на обеспечение хранения бумаг. 1

Преимущества электронного документооборота:

• Оптимизация бизнес-процессов. 1 Обмен документами становится прозрачным и происходит гораздо быстрее. 1
• Снижение расходов. 1 Когда документооборот переходит в цифровой режим, не нужно оплачивать курьерскую доставку, покупать большое количество бумаги, картриджей, папок и прочих расходников. 1
• Безопасность. 1 Снижается проблема человеческого фактора: документ не потеряется, его нельзя физически повредить или испортить. 1 А передачу данных защищает шифрование. 1
• Упрощённое представление документов в контролирующие органы. 1 Электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, юридически значимы, поэтому их можно направлять в суды и госорганы. 1
• Освобождение места в архиве. 1 Под электронные документы не нужно выделять специальное помещение, они хранятся на защищённом сервере. 1
• Снижение количества ошибок. 1 Сервис электронного документооборота предупреждает пользователя, если используется некорректный формат документа. 1

Недостатки электронного документооборота:

• Высокая стоимость внедрения. 5 Потребуются затраты на оборудование, покупку лицензионного программного обеспечения, обучение персонала. 5
• Необходимость обучения персонала. 5 Сотрудники, много лет работавшие в традиционной системе бумажного документооборота, могут столкнуться с рядом трудностей при использовании новой, отличной от привычной, системы. 5
• Несовместимость систем документооборота. 5 Появляется проблема несовместимости систем, когда одна компания уже использует электронный документооборот, а вторая всё ещё применяет классический вариант бумажных носителей. 5

Выбор между бумажным и электронным документооборотом зависит от конкретных условий и целей организации.