Некоторые основные проблемы при обеспечении долговременного хранения электронных документов:

• Устаревание аппаратного и программного обеспечения. 12 Когда оборудование и программы выходят из строя, электронные документы могут оказаться непригодными для использования. 2
• Износ носителей. 23 Носители электронных документов менее надёжны, чем бумажные, и быстрее деградируют физически. 3
• Недолговечность электронной подписи. 1 Срок действия сертификата электронной подписи может стать проблемой для долгосрочного хранения документов, поскольку возникает вопрос об их действительности. 4
• Потеря данных. 2 При потере данных электронный документ становится неполноценным и недостоверным. 2
• Потеря внешнего вида и структуры документа. 2 Например, при конвертировании текстовых документов в формат RTF можно утратить некоторые особенности внешнего вида документов. 2
• Потеря связей между данными. 2 Например, в электронных таблицах, базах данных. 2
• Потеря доступности метаданных. 2 Метаданные описывают свойства и жизненный цикл электронного документа. 3

Для решения этих проблем необходимо создавать резервные копии документов, регулярно перемещать их на новые средства хранения и обеспечивать аутентичность контента, структуры и контекста документов. 2