Некоторые способы защиты персональных данных при использовании систем электронного документооборота (СЭД):

• Регулярная проверка соответствия информационной системы оператора актуальным требованиям законодательства. 2 Её проводят не реже чем раз в три года силами компании-оператора или привлечённых лицензированных специалистов. 2
• Физическая защита автоматизированных рабочих мест и серверов, на которых размещены модули с базами персональных данных. 2 Она должна сопровождаться внедрением системы контроля доступа и учётом в журналах всех действий пользователей с персональными данными. 2
• Обеспечение безопасности материальных носителей данных. 2 Например, документов, скан-копии которых переносятся в базу. 2
• Определение лиц, допущенных к работе с модулями, содержащими персональные данные. 2 Необходимо разграничить права доступа и приказом определить лицо, отвечающее за защиту персональных данных. 2
• Внедрение сертифицированных средств защиты информации. 25 Они должны быть предусмотрены нормативными актами ФСТЭК России. 2
• Логирование действий. 1 Отслеживание и запись всех действий, которые совершают пользователи при работе с системой (как успешных, так и безуспешных). 1 Это позволяет обнаружить попытки несанкционированного доступа к сервису. 1
• Обучение сотрудников цифровой безопасности. 1 Каждый работник компании должен знать, какой пароль является безопасным и как правильно придумывать новые при их регулярной смене. 1 Нужно проговорить запреты на озвучивание пароля коллегам, на переход по подозрительным ссылкам, а также рекомендовать сотрудникам выходить из системы сразу после завершения работы с ней. 1