Некоторые способы защиты корпоративной переписки от потери данных:

• Укрепление ИТ-инфраструктуры компании. 1 К техническим способам относятся, например, установка антивирусных программ, настройка протокола передачи электронной почты с корпоративного домена, разработка специальных алгоритмов для проверки писем на наличие чувствительной информации. 1
• Разработка локальных нормативных актов. 1 Это могут быть Правила защиты персональных данных, Положение о коммерческой тайне и режиме конфиденциальной информации, Регламент ведения деловой переписки. 1 В них устанавливают правила служебной переписки между структурными подразделениями компании и с внешними контактами. 1
• Формализация отношений с контрагентами. 1 При обмене чувствительной информацией с контрагентами составляют соглашение о неразглашении конфиденциальной информации. 1 В нём указывают, какая информация считается чувствительной, какой порядок обмена, хранения и защиты, а также какие последствия наступят при нарушении таких обязательств. 1
• Разграничение доступа. 23 Сотрудникам дают только те данные, которые нужны им для работы. 23 Например, менеджеру передают не всю базу, а только контакты клиентов, которых он ведёт. 2
• Двухфакторная аутентификация. 25 Чтобы зайти в систему, нужно указать не только пароль, но и другой способ идентификации, например одноразовый код из СМС, уведомление на экране смартфона, отпечаток пальца. 2
• Шифрование дисков. 23 Без специальных ключей доступа пользоваться устройством будет невозможно — даже если его украдут, все данные будут надёжно защищены. 2
• Логирование действий. 5 Позволяет автоматически фиксировать действия пользователей в журнале: кто, с какого устройства и в какое время заходил, какие документы просматривал, что редактировал или удалял. 5 Если произойдёт утечка информации, её получится быстро отследить и устранить. 5
• Работа в закрытом контуре. 5 Используют сервисы, которые позволяют обмениваться информацией только внутри организации. 5 Сотрудники не смогут пересылать сообщения и файлы людям, которые не числятся в компании. 5