Некоторые способы управления печатью в больших офисах:

• Централизованное управление. 12 Вместо десятков отдельных принтеров в каждом отделе используют единые МФУ с функцией безопасной аутентификации пользователей. 1 Это позволяет сократить расходы на закупку картриджей и техническое обслуживание, уменьшить количество печатного оборудования без ущерба для производительности. 1
• Системы контроля и ограничения печати. 1 Программные решения позволяют контролировать объёмы печати, ограничивать ненужные задания и перераспределять нагрузку. 1 Например, можно запретить цветную печать для определённых сотрудников или автоматически отправлять документы на печать в наиболее экономичном режиме. 1
• Автоматическая заправка и заказ расходных материалов. 1 Система автоматизированного мониторинга отслеживает остаток тонера и отправляет заявки на пополнение без участия сотрудников. 1
• Дистанционный мониторинг и диагностика оборудования. 1 Удаленный контроль за принтерами позволяет предотвращать поломки и сокращать время простоя оборудования. 1 Администратор получает уведомления о необходимости технического обслуживания, что исключает внезапные сбои. 1
• Введение аутентификации для печати. 2 Для предотвращения несанкционированного доступа к принтерам внедряют функции идентификации, такие как вход по ID-карте или PIN-коду, использование биометрических данных (например, отпечатков пальцев). 2
• Переход на цифровые документы. 2 Сокращение объёмов печати возможно за счёт активного использования цифровых технологий, таких как электронный документооборот, подпись документов в электронном формате, использование сканирования для хранения данных в цифровом виде. 2