Некоторые способы контроля статуса документов на электронных платформах:

• Автоматическая регистрация и обработка. 1 Система сама проводит предварительную обработку документов, используя настроенные маршруты, шаблоны и автоответы. 1
• Поддержание жизненного цикла и версионности. 2 У документа может быть несколько версий, и на каждом этапе согласования изменения сохраняются в новых версиях. 2
• Работа с электронной подписью. 2 Электронная подпись заменяет традиционные печать и подпись, гарантирует авторство и неизменность электронного документа. 2
• Поиск электронных документов. 2 Поиск может осуществляться по заданным реквизитам, а также по содержимому документа с учётом всех грамматических форм слов на основе морфологического анализа. 2
• Использование статусов. 3 Статусы позволяют отслеживать состояние документа на разных стадиях обработки. 3 Например, «Документооборот завершён», «Подписан», «Требуется подписать извещение» и другие. 3
• Формирование сводных отчётов. 1 Это инструменты визуализации и контроля исполнения документов. 1 Например, отчёт по ознакомлению с приказом выводит информацию, кто и когда завершил задание, а кто — ещё нет. 1