Некоторые методы ускорения обработки документопотоков в организации:

• Сокращение этапов согласования. 1 Чем меньше у документа исполнителей, тем быстрее он будет исполнен. 1 Для этого нужно чётко распределить обязанности и степень ответственности между отделами. 1
• Ведение учёта документооборота. 1 Необходимо указывать даты поступления и исполнения документов. 1 Обычно эту функцию выполняет секретариат, который ведёт реестр входящих и исходящих документов. 1
• Ведение графика документооборота. 1 Нужно разрабатывать схемы прохождения документов. 1 Часто такой график руководитель утверждает в локальном нормативном акте, чтобы исполнители знали сроки выполнения своих обязанностей. 1
• Автоматизация документооборота. 14 Электронный документооборот позволяет уменьшить издержки за счёт экономии на картриджах и бумаге, сокращает время на исполнение документа и упрощает поиск в электронной базе данных. 1
• Использование бланка идентификации документов. 2 Этот инструмент контроля помогает быстрее определить, кто должен получить документ и когда. 2 На специальном бланке сотрудник указывает, что это за документ, кто его составил, к какому проекту он относится и прочая необходимая информация. 2
• Использование критериев согласования. 2 Сотрудники заранее составляют критерии, по которым далее оценивают полученные или отправляемые документы. 2 В качестве критериев может выступать время обработки документа, дата согласования или его состав. 2
• Использование реестра передачи документов. 2 Если документооборот масштабный, данный инструмент поможет его упорядочить и проще контролировать. 2 В реестре отмечаются документы и этап согласования на данный момент. 2