Некоторые методы оптимизации работы с большим количеством документов в издательском бизнесе:

• Автоматизация документооборота. 34 Использование систем, которые позволяют создавать, хранить, передавать и обрабатывать документы в электронном виде. 4 Это упрощает процесс обработки документов, сокращает время на их передачу и обработку, а также снижает вероятность ошибок. 4
• Сокращение этапов согласования. 3 Чем меньше у документа исполнителей, тем быстрее он будет исполнен. 3 Нужно чётко распределять обязанности и степень ответственности между отделами. 3
• Ведение учёта документооборота. 3 Необходимо указывать даты поступления и исполнения документов. 3 В большинстве случаев эту функцию возлагают на секретариат, который ведёт реестр входящих и исходящих документов. 3
• Ведение графика документооборота. 3 Нужно разрабатывать схемы прохождения документов. 3 Часто такой график руководитель утверждает в локальном нормативном акте, чтобы исполнители знали сроки выполнения своих обязанностей. 3
• Создание номенклатуры дел. 1 Это классификационный справочник, который используется при построении информационно-поисковой системы. 1 Он помогает распределять документы и формировать дела, обеспечивать поиск документов и учёт дел, а также определять сроки их хранения. 1